社内にIT担当者がいない会社は、どこまで外注すればいい？保守契約とスポット対応の違い

パソコンに詳しい人へ、何となく任せ続けていませんか

小さな会社では、専任のIT担当者がいないことは珍しくありません。

パソコンの設定は社長。

Wi-Fiは少し詳しい社員。

ホームページは制作会社。

メールで困ったら、その都度検索して解決する。

普段はそれでも仕事が回ります。

ただ、パソコンが故障したとき。

新しい社員が入ったとき。

メールが突然届かなくなったとき。

取引先からセキュリティ対策について質問されたとき。

そこで初めて

「これ、誰に相談すればいいんだろう」

という問題が表に出てきます。

IT業務をすべて社内で抱える必要はありません。

一方で、何でも月額契約にすればよいわけでもありません。

今回は、IT担当者がいない会社が考えたい「保守契約」と「スポット対応」の違いを整理します。

スポット対応は「困ったときに頼む」方法

スポット対応は、問題が起きたときだけ専門業者へ依頼する方法です。

例えば

• パソコンが起動しない
• Wi-Fiにつながらない
• プリンターを追加したい
• メール設定をしてほしい
• 新しいPCへデータを移したい
• WordPressで不具合が出た

といった場面です。

普段ほとんどITトラブルが起きない会社であれば、必要なときだけ費用を支払うスポット対応は合理的です。

毎月の固定費も発生しません。

ただし、問題が起きるたびに

「誰に頼むか」から始める

ことになります。

業者側も会社の環境を初めて見るため、ネットワーク構成や使用サービスの確認から始めなければならない場合があります。

保守契約は「問題が起きる前から知ってもらう」方法

保守契約の大きな違いは、トラブル対応そのものより

普段から会社のIT環境を把握している人がいること

です。

例えば

「この会社はこのルーターを使っている」

「このPCは○○さんが利用している」

「メールはこのサービスで運用している」

「バックアップはここに保存している」

といった情報を、保守側がある程度理解した状態になります。

そのため問題が起きたときも、ゼロから説明する必要が少なくなります。

これは、社内にIT担当者を一人雇うこととは少し違います。

必要な部分だけ、外部にIT担当者の役割を持ってもらう

という考え方です。

保守契約が向いている会社

社員数が少なくても、ITへの依存度が高い会社はあります。

例えば

• 仕事で毎日PCを使う
• クラウドサービスを複数利用している
• 顧客情報を扱っている
• 社員の入退社がある
• Wi-Fiやネットワークが止まると業務が止まる
• ホームページや問い合わせフォームを運用している
• バックアップやセキュリティも管理したい
• 社内に相談できる人がいない

こうした会社では、保守契約のメリットが出やすくなります。

反対に

パソコンが1台だけ。

重要なデータもほとんど扱わない。

トラブルが起きても仕事への影響が小さい。

という場合は、スポット対応だけでも十分かもしれません。

「毎月何かしてもらわないともったいない」と考えなくてもいい

保守契約について

「毎月作業が発生しないなら損では？」

と思われることがあります。

確かに、契約内容によってはそう感じるかもしれません。

ただ、IT保守の価値は作業回数だけではありません。

例えば

問題が起きたときに相談先が決まっている。

会社の環境を把握している人がいる。

新しい機器を導入するときに相談できる。

セキュリティ上の不安を確認できる。

社員が入退社するときの設定を頼める。

こうした

「迷ったときに、すぐ相談できる状態」

にこそ意味があります。

トラブルがない月があることは、決して悪いことではありません。

すべて外注する必要もありません

外部IT担当者を置いたからといって、何でも業者へ任せる必要はありません。

例えば

日常的な文章修正は自社で行う。

PC購入時だけ相談する。

ネットワークとセキュリティは外部へ任せる。

WordPress更新とバックアップは保守側で管理する。

というように分けられます。

会社側で簡単にできることまで外注すると、費用が増えます。

反対に、専門性が必要な部分まで社内で抱え込むと、担当者の負担が増えます。

大切なのは

「自社でやること」と「外部へ任せること」を決めること

です。

スポットと保守を組み合わせてもいい

保守契約とスポット対応は、どちらか一つを選ばなければならないものでもありません。

例えば

日常的なIT相談・遠隔対応・アカウント管理は保守契約

としながら

大規模なネットワーク変更やホームページ制作は別途見積り

という形にできます。

この方が、月額費用を抑えながら必要な支援を受けやすくなります。

会社ごとに必要なIT支援は違います。

だからこそ、契約内容も一律である必要はありません。

一番避けたいのは「誰も全体を知らない」状態

IT担当者がいない会社で最も困るのは、専門知識がないことだけではありません。

会社のIT環境を誰も全体として把握していないことです。

例えば

• サーバーの契約先が分からない
• ドメインの名義が分からない
• ルーターの管理者情報がない
• 退職者が管理していたサービスが残っている
• バックアップがあると思っていたが確認したことがない
• ホームページを誰が更新しているのか分からない

こうなると、トラブルが起きたときの調査に時間がかかります。

保守契約を結ぶかどうかに関係なく、まずは

「会社で何を使っているのか」

を整理しておくことが大切です。

TrusKiteでは、必要なところだけを外部IT担当者として支えます

TrusKiteでは、すべてを保守契約へ入れることを前提にはしていません。

会社の規模やIT環境を確認しながら

• PC設定
• 遠隔サポート
• アカウント管理
• ネットワーク
• Wi-Fi
• セキュリティ
• バックアップ
• WordPress
• ホームページ運用
• クラウドサービス

など、必要な部分を整理します。

日常的な相談先が必要なら保守契約。

一度だけ解決したい問題ならスポット対応。

大きな制作や設備変更なら個別見積り。

このように分けることができます。

外注すること自体が目的ではなく、社内の負担を減らしながら、ITを安心して使える状態を作ること

これこそが大切だと考えています。

「IT担当者を雇うほどではない」が、一番困りやすい

専任担当者を一人採用するほどの業務量はない。

でも、ITに関する困りごとは定期的に発生する。

この規模の会社は少なくありません。

そして、そのたびに社長や詳しい社員が仕事を止めて対応していることがあります。

その時間も、会社にとってはコストです。

外部IT担当者は、社内担当者の代わりにすべてを行う存在ではありません。

社内だけでは難しい部分を、必要なときに支える存在

として考えると分かりやすいと思います。

保守契約が必要か迷ったら

「月に何回トラブルがあるか」

だけではなく

「困ったとき、すぐ相談できる人が社内にいるか」

を一度考えてみてください。

その答えが、スポット対応と保守契約を選ぶ一つの基準になります。

※保守契約・スポット対応の範囲や料金は、PC台数、ネットワーク構成、利用サービス、対応内容などによって異なります。

※保守契約で対応する範囲と、別途見積りとなる作業については、契約前に確認することをおすすめします。